Oggetti in Salesforce: come organizzare i dati dei tuoi clienti

La personalizzazione è uno degli aspetti più rilevanti e distintivi di Salesforce. Gli oggetti personalizzati in Salesforce permettono alle aziende di adattare la piattaforma alle loro specifiche esigenze di business, trasformando un CRM generico in uno strumento su misura che si allinea perfettamente alle operazioni aziendali quotidiane.
Attraverso l'uso dell'Object Manager, un componente chiave di Salesforce, le aziende possono definire e gestire gli oggetti personalizzati che riflettono dati unici e relazioni pertinenti al proprio settore.

La creazione di un oggetto personalizzato inizia dalla definizione delle sue proprietà nell'Object Manager.
Questo processo include la specifica di campi unici, la definizione di tipi di dati (come numeri, testo, date, ecc.), e la configurazione delle relazioni con altri oggetti esistenti nel CRM, come contatti, account o opportunità.
La personalizzazione può estendersi ulteriormente con l'aggiunta di regole di validazione, che assicurano l'integrità dei dati, e di workflow automatizzati che ottimizzano i processi aziendali. Ad esempio, un'azienda manifatturiera può creare un oggetto personalizzato per gestire i dettagli specifici della garanzia dei suoi prodotti, come data di inizio e fine garanzia, tipo di copertura, e informazioni su eventuali sinistri. Questo permette non solo una gestione più accurata dei dati relativi alle garanzie, ma anche la possibilità di automatizzare le comunicazioni con i clienti alla scadenza del periodo di garanzia.

Consideriamo il caso di un'azienda tecnologica che necessita di tracciare i cicli di vita dei software venduti ai clienti. Utilizzando Salesforce, l'azienda può creare un oggetto personalizzato che registra le versioni del software, le date di rilascio, gli aggiornamenti disponibili e i feedback dei clienti.
Ogni volta che un software viene aggiornato o rilasciato, i dettagli pertinenti sono registrati in questo oggetto. Questo permette all'azienda di monitorare efficacemente le versioni software in uso, pianificare gli aggiornamenti, e gestire il supporto clienti in modo più efficiente. Il valore aggiunto di tale personalizzazione è notevole: permette un'organizzazione dei dati che facilita la consultazione rapida, l'analisi dettagliata delle tendenze di utilizzo del software e una migliore pianificazione dei cicli di aggiornamento. Inoltre, migliorando la raccolta di feedback dei clienti direttamente all'interno del CRM, l'azienda può velocemente identificare e risolvere eventuali problematiche, migliorando così l'esperienza cliente e la soddisfazione del prodotto.

L'abilità di Salesforce di adattarsi tramite oggetti personalizzati offre alle aziende un potente strumento per la gestione specifica dei dati, portando a un'efficienza operativa migliorata e a decisioni aziendali più informate. Questa personalizzazione, gestita attraverso l'Object Manager, trasforma Salesforce da semplice strumento di gestione della relazione con il cliente a piattaforma centrale per l'intelligenza aziendale e la gestione operativa.

La gestione degli accessi negli Oggetti di Salesforce è essenziale per garantire la protezione dei dati sensibili dei clienti e per rispettare le normative sulla privacy. Salesforce offre un sistema di controllo degli accessi estremamente sofisticato che permette alle aziende di configurare minuziosamente chi può vedere o modificare ciascun oggetto all'interno del CRM. Questo si traduce in una maggiore sicurezza dei dati e in una personalizzazione degli accessi in base al ruolo e alle responsabilità di ogni utente.

In Salesforce, la gestione degli accessi può essere impostata a vari livelli, garantendo flessibilità e controllo granulare. Il sistema di controllo degli accessi basato sui ruoli (Role-Based Access Control, RBAC) permette di assegnare permessi specifici a gruppi di utenti in base alle loro posizioni organizzative.
Ad esempio, mentre il team di vendita può avere accesso completo ai dati dei clienti per facilitare le operazioni di vendita e supporto, il dipartimento di ricerca e sviluppo potrebbe essere limitato alla visualizzazione di dati specifici, pertinenti solo ai loro compiti di sviluppo prodotto, senza accesso alle informazioni personali del cliente. 

Salesforce consente anche di implementare livelli di sicurezza che vanno oltre il semplice controllo basato sui ruoli, utilizzando i profili utente e le liste di controllo degli accessi (ACL) per definire in modo preciso quali record e campi sono accessibili da ciascun utente o gruppo. Questi strumenti permettono agli amministratori di specificare chi può visualizzare determinati dati e anche chi può modificarli, creare nuovi record, o eseguire report.

Implementare strategie di gestione dati efficaci con gli oggetti Salesforce significa organizzare i dati in modo efficiente e anche ottimizzarli per il recupero e l'analisi. Questo implica una progettazione attenta della struttura dati in Salesforce, che deve essere accuratamente allineata alle esigenze e priorità aziendali per supportare processi decisionali rapidi e basati su dati concreti. La chiave sta nel configurare gli oggetti Salesforce per massimizzare l'usabilità dei dati mentre si mantengono elevati standard di sicurezza e conformità.

La struttura dati in Salesforce può essere personalizzata per riflettere le specificità di ciascun settore e azienda, utilizzando oggetti standard e personalizzati che catturano e organizzano tutte le informazioni rilevanti. Gli oggetti personalizzati possono essere collegati agli oggetti standard per creare una rete di dati interconnessi che facilita analisi complesse e reportistica dettagliata. Inoltre, l'uso di campi calcolati, formule e automazioni può trasformare dati grezzi in insight azionabili, alimentando le dashboard in tempo reale che guidano le decisioni aziendali.

L'implementazione di oggetti Salesforce ben strutturati permette di conservare i dati in modo organico e di ottimizzare i flussi di lavoro attraverso automazioni. Processi come l'approvazione dei dati, l'aggiornamento degli stati di processo e l'invio di notifiche, possono essere automatizzati per ridurre gli errori umani e velocizzare le operazioni. Questo tipo di automazione, combinato con una visuale chiara del flusso di dati attraverso gli oggetti Salesforce, permette alle aziende di rispondere più rapidamente alle esigenze del mercato e di adattarsi a condizioni mutevoli con grande agilità.  

Esempio: Consideriamo il caso di un'azienda farmaceutica che utilizza gli oggetti Salesforce per gestire le informazioni sui trial clinici. Gli oggetti possono essere configurati per tracciare dettagli critici come i partecipanti ai trial, i risultati degli studi, e le fasi di approvazione di nuovi farmaci. Questi oggetti sono collegati tra loro per fornire una visione completa di ogni aspetto del trial clinico, dal reclutamento dei partecipanti fino alla commercializzazione del farmaco. I manager possono sfruttare questa struttura dati per accedere rapidamente a informazioni vitali, come il tasso di successo di un determinato trattamento o gli effetti collaterali segnalati durante una fase del trial.
Con questi dati a portata di mano, possono prendere decisioni informate più velocemente, ad esempio spostando risorse su trial più promettenti o interrompendo quelli con risultati insoddisfacenti.
Inoltre, con l'impiego di dashboard dinamiche e report personalizzati, i dati dei trial possono essere visualizzati in formati che evidenziano tendenze, anomalie e progressi, permettendo ai team di ricerca e sviluppo di anticipare problemi potenziali e di adattare rapidamente le strategie di sviluppo.

Deda Digital, consulente esperto per l'implementazione di Salesforce per le aziende, offre consulenza personalizzata per massimizzare l'efficacia dello strumento. Che si tratti di configurare nuovi oggetti, ottimizzare quelli esistenti, o implementare strategie di gestione dati avanzate, Deda Digital può guidare la tua azienda attraverso ogni passaggio, assicurando che la piattaforma sia perfettamente allineata con le esigenze del tuo business.